組織・運営
総会の委任状・書面議決書・出欠票の無料テンプレート（Word・PDF）｜書き方と記入例
更新日 2026年9月29日｜登録不要・無料
農事組合法人・集落営農・生産部会などの総会で、欠席する組合員から委任状や書面議決書を集めるためのテンプレートです。出欠票・委任状・書面議決書を1枚にまとめ、議案ごとの賛否と代理人の受付を書ける欄を設けました。農事組合法人の書面・代理による議決権の行使は、農業協同組合法と農林水産省の定款例で確かめています。返ってきた用紙を数える受付集計表付き。Word（入力用）と手書き用PDFを登録不要でダウンロードできます。
この用紙でわかること
総会に出られない組合員（部会員）が、誰かに代わりに議決権を行使してもらうのか（委任状）、議案ごとの賛否を書面で伝えるのか（書面議決書）を、1枚で返してもらうための用紙です。次のような場面で使えます。
- 農事組合法人の通常総会・臨時総会の招集通知に同封するとき
- 部会や集落営農の総会で、定足数を満たすために欠席者の意思を集めるとき
- 返ってきた用紙を数えて、議事録の出席者数（本人・委任状・書面の内訳）を出すとき
各欄の書き方
用紙は、組織が書く宛名・提出期限・総会の名称のあとに、組合員が書く「1 出欠」「2 委任状」「3 書面議決書」と記入日・署名の欄、組織が書く受付の欄が続きます。
| 欄 | 書くこと | 記入例 |
|---|---|---|
| 宛名・提出期限・総会（組織が書く） | 組織の名称、提出期限、どの総会か | 農事組合法人〇〇営農組合、3月13日、3月14日の第10回通常総会 |
| 1 出欠 | 出席・欠席（委任状）・欠席（書面）のどれか1つに〇 | 欠席します（書面で議決権を行使します） |
| 2 委任状 | 代理人の氏名と組合員との関係 | 山田 花子（同じ世帯の成年者） |
| 3 書面議決書 | 議案ごとの賛成・反対 | 第1号 賛成、第3号 反対 |
| 記入日・住所・氏名 | 本人が書き、署名か記名押印 | 3月10日、山田 太郎 |
| 組織の記入欄（受付） | 受付日・受付者と、委任の場合は当日の代理人の持参の確認 | 3月11日・佐藤 |
委任と書面議決は、どちらか一方だけを選んでもらってください。記入例は書面議決の場合なので、委任状の欄は空いています。委任する場合は、上の表の例のように代理人の氏名と関係を書きます。用紙のあとの横向きのページにある「出欠・委任状・書面議決書の受付集計表」を使うと、返ってきた用紙の出欠と議案ごとの賛否を一覧にできます。出席者数は本人出席・委任状・書面議決を合わせて数え、議事録には内訳を書いてください。
法令・制度上の決まり
農事組合法人
農事組合法人の組合員は1人1個の議決権をもち、総会に出席しない組合員は書面又は代理人によって議決権を行使できます。定款で定めれば、書面に代えて電磁的方法（メールなど）で行使することもできます。書面や代理人で議決権を行使した人は、出席者とみなされます（農業協同組合法72条の14）。総会の招集の通知は、総会の日の5日前までに、会議の目的である事項を示して出します（72条の28）。
代理人の範囲などの細かい決まりは定款で定めます。農林水産省の定款例では、次のように定めています。
- 招集の通知と一緒に、議決権を行使するための書面（議決権行使書面）を渡す
- 書面で行使する組合員は、通知された議案ごとに賛否を書き、署名又は記名押印して、総会の前日までに出す
- 代理人になれるのは、その組合員と同じ世帯に属する成年者か、ほかの組合員
- 代理人は2人以上の組合員を代理できない
- 代理人は、代理権を証する書面（委任状）を組合に出す
岡山県の農事組合法人の様式集にも招集通知書・委任状・議決権行使書の例があり、委任状と議決権行使書の出し方は招集通知で案内する形です。
出典: 農業協同組合法（e-Gov法令検索）（72条の14、72条の28） / 農林水産省「農事組合法人とは（設立方法も含む）」（定款例） / 岡山県「農事組合法人 設立・運営関係様式」（様式51〜53）
部会・集落営農などの任意の団体
任意の団体は、委任状や書面議決を認めるか、出席に数えるかを規約で決めます。大分県が示す生産部会の規約例では、総会は部会員総数の3分の2以上の出席で成立し、委任状は出席と認めるとしています。規約に定めがないまま委任状を集めると、総会が成立したかどうかで揉めることがあるので、規約を確かめてから使ってください。
出典: 大分県「農協生産部会の活動マニュアル」（生産部会の活動標準 ver.2・参考資料 生産部会規約例）
定款・規約の解釈で迷うときは、都道府県の農事組合法人の担当課やJA、専門家に確かめてください。
組合員の出役時間は、スマホの記録から集計する
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よくある間違い
- 委任状の代理人欄が空欄のまま返ってくる: 誰に委任したかわからない委任状は、扱いが決まりません。「議長に一任」のように書いてもらうかどうかも、定款・規約と照らして事前に決めておきます。
- 委任と書面議決の両方に書いてある: どちらを有効にするか判断できなくなります。出欠の欄で1つだけに〇をしてもらいます。
- 代理人になれない人に委任している: 農事組合法人の定款例では、代理人は同じ世帯の成年者か他の組合員に限られ、1人で代理できるのは1人までです。
- 書面議決書が総会の後に届く: 定款例では総会の前日までの提出です。提出期限を用紙の上に書いておきます。
よくある質問
委任状と書面議決書は、何が違いますか？
委任状は、代理人に総会へ出てもらい、その場で議決権を行使してもらう方法です。当日の説明や修正を聞いたうえで判断してもらえます。書面議決書は、本人が事前に議案ごとの賛否を書いて出す方法で、通知された議案について本人の意思がそのまま票になります。
委任状に収入印紙は必要ですか？
岡山県の様式集の委任状の留意事項によると、印紙税法の改正により、平成元年4月1日以降は印紙の貼付は不要です。
集めた用紙は、議事録にどう書けばよいですか？
出席者数に、本人出席・委任状・書面議決の人数を合わせて書き、内訳も示します。書き方は総会議事録の記入例を参考にしてください。
あわせて使うテンプレート
このテンプレートは自由に使い、書き換えてかまいません。提出先（JA・部会・取引先・認証機関など）に指定の様式がある場合は、そちらを優先してください。 掲載している制度・法令の説明は更新日時点のものです。