総会の委任状・書面議決書・出欠票の無料テンプレート（Word・PDF）｜書き方と記入例

この用紙でわかること

総会に出られない組合員（部会員）が、誰かに代わりに議決権を行使してもらうのか（委任状）、議案ごとの賛否を書面で伝えるのか（書面議決書）を、1枚で返してもらうための用紙です。次のような場面で使えます。

• 農事組合法人の通常総会・臨時総会の招集通知に同封するとき
• 部会や集落営農の総会で、定足数を満たすために欠席者の意思を集めるとき
• 返ってきた用紙を数えて、議事録の出席者数（本人・委任状・書面の内訳）を出すとき

各欄の書き方

委任と書面議決は、どちらか一方だけを選んでもらいます。記入例は書面議決の場合で、委任する場合の書き方も示しています。「受付集計表」の表で、返ってきた用紙の出欠と議案ごとの賛否を一覧にできます。

法令・制度上の決まり

農事組合法人

農事組合法人の組合員は1人1個の議決権をもち、総会に出席しない組合員は書面又は代理人によって議決権を行使できます。定款で定めれば、書面に代えて電磁的方法（メールなど）で行使することもできます。書面や代理人で議決権を行使した人は、出席者とみなされます（農業協同組合法72条の14）。総会の招集の通知は、総会の日の5日前までに、会議の目的である事項を示して出します（72条の28）。

代理人の範囲などの細かい決まりは定款で定めます。農林水産省の定款例では、次のように定めています。

• 招集の通知と一緒に、議決権を行使するための書面（議決権行使書面）を渡す
• 書面で行使する組合員は、通知された議案ごとに賛否を書き、署名又は記名押印して、総会の前日までに出す
• 代理人になれるのは、その組合員と同じ世帯に属する成年者か、ほかの組合員
• 代理人は2人以上の組合員を代理できない
• 代理人は、代理権を証する書面（委任状）を組合に出す

岡山県の農事組合法人の様式集にも、招集通知書・委任状・議決権行使書の例があり、招集通知で委任状と議決権行使書の出し方を案内する形になっています。

出典: 農業協同組合法（e-Gov法令検索）（72条の14、72条の28） / 農林水産省「農事組合法人とは（設立方法も含む）」（定款例） / 岡山県「農事組合法人 設立・運営関係様式」（様式51〜53）

部会・集落営農などの任意の団体

任意の団体は、委任状や書面議決を認めるか、出席に数えるかを規約で決めます。大分県が示す生産部会の規約例では、総会は部会員総数の3分の2以上の出席で成立し、委任状は出席と認めるとしています。規約に定めがないまま委任状を集めると、総会が成立したかどうかで揉めることがあるので、規約を確かめてから使ってください。

出典: 大分県「農協生産部会の活動マニュアル」（生産部会の活動標準 ver.2・参考資料 生産部会規約例）

定款・規約の解釈で迷うときは、都道府県の農事組合法人の担当課やJA、専門家に確かめてください。