出荷・販売
顧客名簿・予約受付表の無料テンプレート（Excel・PDF）｜農家の直売・贈答予約と個人情報の扱い
更新日 2026年9月26日｜登録不要・無料
農家が直売や贈答品（果物・米など）の予約を受けるときに使う顧客名簿と予約受付表のテンプレートです。お客様に書いてもらう予約票には、個人情報保護法で求められる「利用目的の明示」の文例を入れました。名簿の保管や案内の送り方の注意点も、個人情報保護委員会の資料をもとに解説します。Excel（入力用）と手書き用PDFを登録不要でダウンロードできます。
この名簿・受付表でわかること
直売や予約販売で買ってくれたお客様と、その予約の中身を残す表です。3枚のシートがあります。
- 顧客名簿: お客様ごとの連絡先、次回の案内を送ってよいか、これまでの購入の記録
- 予約受付表: 1件ごとの予約（品目・数量・受け渡し方法・送り先・入金）
- 予約票（お客様記入用）: お客様に書いてもらう用紙。個人情報の利用目的を書く欄つき
果物の贈答予約、年末のもち・米、いちごの会社まとめ買いのように、「毎年同じ時期に、同じ人から注文が来る」売り方で役に立ちます。直売所の経営改善マニュアルでも、直売所で買った農産物を宅配で送る買い方や、景品・慰労品としてまとめて予約する買い方を、売上を伸ばす提案として取り上げています。
出典: 都市農山漁村交流活性化機構「農産物直売所・経営改善マニュアル」第3部
各欄の書き方
| 欄 | 書くこと | 記入例 |
|---|---|---|
| お名前・フリガナ | お客様の名前 | 〇〇 花子／マルマル ハナコ |
| 郵便番号・住所・電話 | 連絡先・発送先 | 〒000-0000 〇〇県〇〇市〇〇 1-2 |
| メール・LINE | 使っていれば | LINE登録済み |
| 案内の送付 | 次回の予約案内を送ってよいか（本人に確かめた結果） | 希望 |
| 購入の記録 | いつ何を買ったか | 2025年 桃（贈答3箱） |
| 取得日・方法 | いつ、どうやって聞いたか | 2025/6/10 予約票 |
| 受け渡し（予約受付表） | 来園か発送か、予定日 | 発送・7/20頃 |
| 入金・済（予約受付表） | 代金を受け取ったか、渡し終えたか | 済 |
法令・制度上の位置づけ（個人情報保護法）
個人情報保護法は、営利・非営利を問わず、個人情報をデータベース（検索できるように整理した名簿など）にして事業に使う人すべてに適用されます。農家の顧客名簿も対象です。個人情報保護委員会は、事業者が守るべきルールとして次のものを挙げています。
| ルール | 中身 | 条文 |
|---|---|---|
| 利用目的を決める | 何のために使うかをできる限り具体的に決め、その範囲で使う | 第17条 |
| 利用目的を知らせる | あらかじめ公表しておくか、取得したら速やかに本人に通知・公表する | 第21条第1項 |
| 書面で直接もらうときは先に示す | 予約票などに本人が書いた個人情報を受け取るときは、あらかじめ本人に利用目的を明示する | 第21条第2項 |
| 正確に保ち、要らなくなったら消す | 利用目的に必要な範囲で最新に保ち、使う必要がなくなったら遅滞なく消去するよう努める（努力義務） | 第22条 |
| 安全に管理する | 漏れたりなくしたりしないよう、必要で適切な措置をとる | 第23条 |
| 勝手に他人に渡さない | 本人の同意なく第三者に提供しない（法令に基づく場合、委託などの例外あり） | 第27条 |
このテンプレートの予約票は、第21条第2項に合わせて、用紙に利用目的を書く欄を設けています。委員会の資料では、配送伝票に書かれた内容を配送のために使うように、取得の状況から利用目的が明らかな場合は通知・公表が要らないとされていますが、名簿に残して翌年の案内に使うなら、その目的も書いておきます。
安全管理の方法として、委員会の資料は、紙なら鍵のかかる引き出しに保管する、パソコンならファイルにパスワードを付ける・セキュリティ対策ソフトを入れる、などを例に挙げています。
出典: 個人情報保護委員会「はじめての個人情報保護法〜シンプルレッスン〜」（令和4年4月） / e-Gov法令検索「個人情報の保護に関する法律」
よく買ってくれるお客様は、取引先として登録
ミノリス受注なら、お客様を取引先として登録し（郵便番号から住所を検索できます）、受けた注文から納品書・請求書を発行できます。取引が終わったお客様は、記録を残したまま一覧から隠せます。無料で使えます。
よくある間違い
- 予約票に利用目的を書かない: 予約票のように本人に直接書いてもらう場合は、あらかじめ利用目的を示す必要があります。用紙の下に一文入れておけば足ります。
- 発送のために聞いた住所に、別の商品の案内を送る: 利用目的に案内の送付が入っていなければ、本人に確かめてから送ります。予約票の「次回のご案内 希望する・しない」はそのための欄です。
- 名簿を人に貸す・渡す: 近所の農家や知り合いの店に名簿を渡すのは第三者提供に当たり、原則として本人の同意が要ります。
- 名簿を出しっぱなしにする: 直売所のレジ横や作業場に置いたままにせず、しまって管理します。
よくある質問
小さな農家でも個人情報保護法は関係ありますか？
関係があります。以前は扱う個人情報が5,000人分以下の事業者には適用されていませんでしたが、2017年（平成29年）5月30日からは、すべての事業者に適用されています。個人情報保護委員会は中小規模の事業者向けに、負担の少ない安全管理の方法を示しています。わからないことは、委員会の「個人情報保護法相談ダイヤル」に相談できます。
運送会社に送り先を伝えるのに、同意は要りますか？
委員会の資料では、業務の委託は第三者提供の同意が要らない例外に挙げられています。発送のために運送会社に送り先を伝える場合は、予約票の利用目的に「発送のため運送会社に伝える」旨を書いておくと、お客様にもわかりやすくなります。
贈答の送り先の方の住所も、名簿に入れていいですか？
送り先の方からは直接聞いていないので、発送のためだけに使い、名簿に残して案内を送るのは避けます。予約受付表の「送り先」欄にとどめておくのがおすすめです。
あわせて使うテンプレート
このテンプレートは自由に使い、書き換えてかまいません。提出先（JA・部会・取引先・認証機関など）に指定の様式がある場合は、そちらを優先してください。 掲載している制度・法令の説明は更新日時点のものです。