免税軽油の使用記録（給油簿・作業記録）の無料テンプレート（Excel・PDF）｜農業用の書き方と記入例

この記録表でわかること

免税軽油を「どの機械に・いつ・何L入れて・何時間作業したか」を、機械ごとに毎日残す記録表です。次のような場面で使えます。

• 県税事務所に出す「免税軽油の引取り等に係る報告書」を書くとき（機械ごとの給油量・稼働日数・稼働時間）
• 報告の根拠として、給油の記録と作業の記録を保管しておきたいとき
• ドラム缶やタンクに入れた免税軽油の残りを、帳簿と実物で合わせたいとき
• 次の免税証の申請で、必要な数量を実績から見積もりたいとき

報告書そのものは都道府県の様式で作ります。この記録表は、報告書に写すための日々の記録と下書きです。

各欄の書き方

機械別の給油・作業記録（1枚目）

月末には、稼働日数・稼働時間・給油量を合計して最後の行に書きます。アワーメーターの差と作業時間の合計が大きく違うときは、書き漏れがないか確かめます。

貯蔵容器の受け払い（2枚目）と月のまとめ（3枚目）

販売店から引き取った免税軽油をドラム缶などに入れて使う場合は、2枚目に「引取り」「給油」「保有量」を書きます。月末に3枚目の月のまとめに、月初の保有量・引取量・使用量・月末の保有量と、機械ごとの給油量・稼働日数・稼働時間を写し、それを県の報告書に写します。

法令・制度上の位置づけ

農業用の軽油は、手続きをすれば軽油引取税が免除される

農業を営む人が、動力耕うん機などの政令で定める機械の動力源に使う軽油は、免税証の交付を受けて引き取れば軽油引取税が課されません。いまの規定は令和9年3月31日までの引取りが対象です（地方税法附則第12条の2の7）。手続きは、あらかじめ都道府県知事から「免税軽油使用者証」の交付を受け、申請して「免税証」の交付を受け、販売店に免税証を出して軽油を引き取る流れです（第144条の21を準用）。道路運送車両法の登録を受けてナンバーを付けた機械は対象になりません。

出典: e-Gov 法令検索「地方税法」、農林水産省「農業に使用する軽油引取税の免税」、山梨県総合県税事務所「免税軽油使用の手引き（農業者用）」令和8年4月

引取りと使用の報告は義務

使用者証の交付を受けた人は、毎月末日までに前月の引取りと使用の事実・数量などを書いた報告書を、使用者証を交付した都道府県知事に出さなければなりません（第144条の27第1項）。都道府県は、引取量が少ないなどの事情があれば条例で別の期限を決められます（同第2項）。報告書を出さない、または虚偽の報告をした場合は罰則があります（第144条の28）。

たとえば山梨県の手引きでは、報告書に機械ごとの給油・使用状況（免税機械1台につき1枚）と、販売業者の証明した引取数量報告書を付けて出すこと、免税証の交付量が12kL以下なら免税証の有効期限の翌月末が期限になることが示されています。提出期限や添付書類は都道府県で違うため、使用者証を受けた県税事務所の手引きで確かめてください。

出典: e-Gov 法令検索「地方税法」、群馬県「農業に使用する軽油の課税免除について」

報告の根拠になる記録は保管しておく

山梨県の手引きは、報告の根拠となる書類として、給油簿などの給油記録、作業日報などの作業記録、販売業者からの納品書・請求書を7年以上保管し、県税事務所の調査に応じられるようにするよう求めています。この記録表は、その給油記録と作業記録に当たります。保管期間も都道府県の案内で確かめてください。