組織・運営
総会議事録の無料テンプレート（Word・PDF）｜農事組合法人・集落営農・部会の書き方と記入例
更新日 2026年9月29日｜登録不要・無料
農事組合法人・集落営農・生産部会などの総会で使う議事録のテンプレートです。農事組合法人の議事録に必ず書く事項（開催の日時と場所、議事の経過の要領と結果、出席した役員、議長、作成した理事）を農業協同組合法と施行規則で確かめて文例にし、出席者の数え方や特別決議の書き方を記入例で示しました。別紙に議案ごとの採決記録の表が付いています。Word（入力用）と手書き用PDFを登録不要でダウンロードできます。
この議事録でわかること
総会で何を決めたかを、あとから誰が見てもわかるように残す記録です。次のような場面で使えます。
- 農事組合法人の通常総会・臨時総会のあと（議事録の作成と備え置きは法律で決まっています）
- 定款の変更を行政庁に届け出るとき、役員の変更を登記するときに議事録を使うとき
- 集落営農が経営所得安定対策の交付申請で総会資料を出すとき
- 生産部会・出荷組合の総会で、会費や役員を決めた記録を残すとき
記入例は、監事を置く架空の農事組合法人（組合員25名）の通常総会です。任意の団体でも、同じ文例で使えます。
各欄の書き方
議事録は「1 開催の日時と場所」から「5 閉会」までの見出しに沿った文章で、空いている欄を埋めていく形です。
| 見出し | 欄 | 書くこと | 記入例 |
|---|---|---|---|
| 1 開催の日時と場所 | 開催日・開始時刻・開催場所 | 始まりの時刻と会場 | 3月14日 午前10時00分から、地区公民館 |
| 1 開催の日時と場所 | 招集の通知をした日 | 総会の案内を出した日 | 2026年3月2日 |
| 2 出席者 | 総組合員数・出席者数 | 総数と、出席者の内訳 | 25名中21名（本人15・委任状3・書面3） |
| 2 出席者 | 出席した役員 | 出席した理事と監事の氏名 | 理事3名・監事1名 |
| 3 開会と議長の選任 | 司会・定足数・議長 | 定足数を満たしたことと、議長に選んだ人 | 定款の定足数（半数以上）に達した、議長 佐藤次郎 |
| 4 議事の経過の要領とその結果 | 議案ごとの経過と結果 | 説明した人、主な質疑、採決の結果 | 賛成20名・反対0名で承認 |
| 5 閉会 | 閉会の時刻 | 議事を終えて閉会した時刻 | 午前11時30分 |
| 署名欄 | 作成日・議長・作成した理事・署名する理事 | 議事録を作った日と、記名押印する人 | 議長と出席理事が記名押印 |
別紙「議案ごとの採決の記録」の表で、議案ごとに普通決議か特別決議か、可決に必要な数と賛否の数を確かめられます。農事組合法人・集落営農・部会で議事録に書くことがどう違うかは、下の「組織の種類ごとの比較」にまとめました（配布ファイルには入っていません）。
- 条の番号や決議の要件は、自分の組織の定款・規約に合わせて書きます。部会・集落営農などの任意の団体は、規約で決めた議長・署名人の定めに従って作ります。
- 採決の記録では、委任状で出席した人は代理人が、書面議決の人は書面に書いた賛否で票に数えます。農事組合法人の特別決議（定款の変更・解散と合併・組合員の除名）の「可決に必要な数」は、出席者ではなく総組合員の3分の2以上です。
法令・制度上の決まり
農事組合法人
農事組合法人は、総会の議事について議事録を作らなければなりません（農業協同組合法46条の4を73条2項で準用）。議事録には次の事項を書きます（同法施行規則178条を217条の4で準用）。
- 総会が開催された日時と場所
- 議事の経過の要領とその結果
- 総会に出席した理事・監事の氏名
- 議長の氏名
- 議事録を作成した理事の氏名
理事は、総会の日から10年間、議事録を主たる事務所に備え置き、組合員と債権者の閲覧・謄写の請求に応じます。総会の招集の通知は総会の日の5日前までに出し（72条の28）、定款の変更・解散と合併・組合員の除名は総組合員の3分の2以上の多数による決議が必要です（72条の30）。書面や代理人で議決権を行った人は出席者とみなされます（72条の14）。
農林水産省の農事組合法人定款例（議事録の条）も、同じ事項を議事録に書くことにしています。岡山県の様式の留意事項は、特別決議の議案は「異議なく決定」ではなく、総組合員の3分の2以上の賛成があったことが客観的にわかるように書くよう求めています。
出典: 農業協同組合法（e-Gov法令検索） / 農業協同組合法施行規則（e-Gov法令検索） / 農林水産省「農事組合法人とは（設立方法も含む）」（定款例） / 岡山県「農事組合法人 設立・運営関係様式」（様式55 総会議事録） / 奈良県「農事組合法人 通常総会議事録（例）」
集落営農・生産部会などの任意の団体
任意の団体の議事録には、法律で決まった記載事項はありません。規約で決めた総会の成立条件・議決の方法・署名する人に従って作ります。ただし、集落営農が経営所得安定対策に加入する場合は、交付申請に規約の写しや構成員名簿とあわせて総会資料などを出すことになっています。
出典: 農林水産省「経営所得安定対策等実施要綱」（令和8年1月13日一部改正）
出席者の数え方
長野県は、NPO法人向けの議事録の案内で、出席者数には会場に来た人だけでなく、書面で表決した人や表決を委任した人も含めて書くよう示しています。記入例も、出席者21名の内訳として本人・委任状・書面を分けて書いています。
組織の種類ごとの比較
| 項目 | 農事組合法人 | 集落営農（任意組織） | 生産部会・出荷組合 |
|---|---|---|---|
| 決まりの根拠 | 農協法46条の4（73条2項で準用）、施行規則178条（217条の4で準用）、定款 | 規約 | 規約 |
| 開催の日時・場所 | 必ず書く | 書く | 書く |
| 議事の経過の要領とその結果 | 必ず書く | 書く | 書く |
| 出席した理事・監事の氏名 | 必ず書く | 役員の出席を書くとよい | 役員の出席を書くとよい |
| 議長の氏名 | 必ず書く | 書く | 書く |
| 議事録を作成した理事の氏名 | 必ず書く | 作成者を書くとよい | 作成者を書くとよい |
| 出席者数（委任状・書面の内訳） | 定足数の確認のため書く | 規約の成立条件の確認のため書く | 規約の成立条件の確認のため書く |
| 署名・押印 | 定款の定めに従う | 規約の定めに従う | 規約の定めに従う |
| 保存 | 総会の日から10年間、主たる事務所に備え置く | 規約で決める（交付金の申請で総会資料を出すことがある） | 規約で決める |
登記に使う議事録の書き方は司法書士や法務局に、定款変更の届出は都道府県の担当課に確かめてください。
総会で報告する出役の実績を集計する
ミノリスでは、ログインしない人も名前だけで作業者に登録でき、作業記録に作業者ごとの作業時間を残せます。ミノリスタイマーのレポートでは、作業時間を作業者別・月別に集計し、CSVで取り出せます（管理者・オーナーのみ）。議事録や総会資料を作る機能はありません。無料で使えます。
よくある間違い
- 特別決議を「異議なく承認」とだけ書く: 定款の変更などは総組合員の3分の2以上の賛成が必要です。何名が賛成したかを書き、要件を満たしたことがわかるようにします。
- 委任状・書面の人を出席者に数えていない: 総会が成立していたかどうかの判断が変わります。出席者数に含め、内訳を書きます。
- 議長を採決の数に入れている: 農事組合法人の定款例では、議長は総会の議決に加わりません。定款を確かめて数えます。
- 出席した役員の氏名がない: 農事組合法人では必ず書く事項です。
よくある質問
署名や押印は必要ですか？
農事組合法人の総会の議事録について、農業協同組合法と施行規則に署名や押印を求める規定は見当たりません。定款で議長や署名人が署名・押印すると決めている場合は、それに従います。任意の団体は規約の定めに従ってください。
議事録のコピーを出すときは、どうすればよいですか？
奈良県の議事録の例では、写しを出すときに「原本に相違ありません」と書き、日付と代表者の記名押印をする原本証明の方法を示しています。出す先の指示を確かめてください。
欠席する人の委任状や書面議決書の様式はありますか？
総会の委任状・書面議決書・出欠票を使ってください。議事録の出席者数の内訳と照らし合わせて数えられます。
あわせて使うテンプレート
このテンプレートは自由に使い、書き換えてかまいません。提出先（JA・部会・取引先・認証機関など）に指定の様式がある場合は、そちらを優先してください。 掲載している制度・法令の説明は更新日時点のものです。